正泰電氣

正泰電氣股份有限公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)正泰電氣),是正泰集團股份有限公司的控股子公司。企業(yè)注冊資金8.5億元,總投資額35億元。


正泰電氣主要生產(chǎn)和銷(xiāo)售110-750kV電力變壓器,10-35kV配電變壓器,126kV-252kV氣體絕緣金屬封閉開(kāi)關(guān)設備(GIS)、高壓斷路器和隔離開(kāi)關(guān),500kV及以下避雷器、互感器、絕緣子,0.66kV-40.5kV成套開(kāi)關(guān)設備,箱式變電站,配電自動(dòng)化設備,以及35kV以下電線(xiàn)電纜等產(chǎn)品,并可承接電力工程總包業(yè)務(wù)。


正泰電氣被評為“國家級火炬計劃優(yōu)秀高新技術(shù)企業(yè)”和“上海市高新技術(shù)企業(yè)”,擁有“國家級技術(shù)研發(fā)中心”和“上海市認定企業(yè)技術(shù)中心”,并與上海交大、同濟大學(xué)等建立了聯(lián)合研發(fā)中心。企業(yè)先后通過(guò)了ISO9001質(zhì)量體系認證、ISO14001環(huán)境體系認證和OHSAS180011職業(yè)健康安全管理體系認證。


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項目背景

采購,作為企業(yè)供應鏈中極為重要的一環(huán),深刻影響著(zhù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本、產(chǎn)品的品質(zhì)、以及服務(wù)的質(zhì)量。正泰電氣以事業(yè)部為市場(chǎng)競爭主體的運作模式,雖然提高了公司的競爭力,但是,經(jīng)過(guò)近幾年的快速發(fā)展,各事業(yè)部之間的供應商管理、庫存及采購價(jià)格管理等方面的信息不共享,信息孤島大量存在,從而制約了公司內部采購體系的建設和運營(yíng)成本的持續降低。如何減少冗余流程、提高采購效率和客戶(hù)響應速度,已成為公司亟需解決的課題。


在信息化系統應用層面,正泰電氣目前通過(guò)ERP系統進(jìn)行簡(jiǎn)單的供應商臺帳管理,采購訂單及價(jià)格管理,沒(méi)有實(shí)施專(zhuān)業(yè)的采購管理軟件。因為供應商群體數量龐大,同時(shí)系統也無(wú)法支撐供應商的分類(lèi)管理策略、供應商績(jì)效考核及動(dòng)態(tài)管理,對供應商進(jìn)行針對性管理,在維護供應商關(guān)系上顯得力不從心。在日常采購活動(dòng)中,物料的詢(xún)價(jià)、比價(jià)、訂單確認、訂單變更、訂單跟蹤等,采購員都需要花費大量時(shí)間與供應商溝通,效率低下,且難以保證準確性。隨著(zhù)公司業(yè)務(wù)的快速增長(cháng),采購數據的日益龐大,現有的ERP采購模塊無(wú)法支撐目前的業(yè)務(wù)開(kāi)展。


為了實(shí)現供方的動(dòng)態(tài)管理,加強供方的績(jì)效考核,同時(shí)提高采購執行效率,降低供應鏈綜合運營(yíng)成本,實(shí)現正泰電氣內部各公司之間、各事業(yè)部之間的信息共享,協(xié)同作戰,實(shí)現采購的精細化、信息化管理,公司決心引進(jìn)一套專(zhuān)業(yè)的、符合企業(yè)發(fā)展需要的采購管理信息化系統,來(lái)輔助提升企業(yè)的采購管理水平。


在項目選型過(guò)程中,正泰電氣結合企業(yè)內部的生產(chǎn)特點(diǎn)、業(yè)務(wù)現狀和需求,進(jìn)行了科學(xué)嚴謹、認真細致的評估。最終,佰思杰依靠其功能完備的制造運行一體化平臺、成熟專(zhuān)業(yè)的供應鏈解決方案、以及在電氣設備制造行業(yè)豐富的項目實(shí)施經(jīng)驗,成功入選,成為正泰電氣SRM系統的供應商。


項目實(shí)施與應用情況


0業(yè)務(wù)規劃


正泰電氣是一家具備總包服務(wù)能力的輸配電整體解決方案的企業(yè),它的產(chǎn)品線(xiàn)覆蓋工業(yè)、民用、能源、基礎設施各個(gè)領(lǐng)域,產(chǎn)品之間的配套生產(chǎn)要求很高。需要采購的物資更是種類(lèi)繁多,既有接線(xiàn)端子、絕緣電線(xiàn)等生產(chǎn)性物資的采購,也有辦公用品等非生產(chǎn)性物資的采購;既有標準物資的采購,也有非標物資的采購;既有公司集中采購,也有各事業(yè)部分散采購;既有框架合同采購,也有詢(xún)價(jià)采購,另外還涉及銅材、銅線(xiàn)、樹(shù)脂、變壓器油等大宗物資的采購,還有基建服務(wù)等特殊物資的招標采購等等。


按照正泰電氣SRM項目總體建設目標,佰思杰與正泰電氣一起進(jìn)行了業(yè)務(wù)調研和需求分析,總體業(yè)務(wù)框架如下圖。


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▲正泰電氣SRM系統業(yè)務(wù)架構

02 功能規劃


根據總體業(yè)務(wù)框架,正泰電氣SRM系統的總體功能規劃如下。


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▲正泰電氣SRM系統功能規劃


正泰電氣SRM系統由供應商管理、采購管理、供應商門(mén)戶(hù)三大子系統組成。


供應商管理子系統主要對供應商臺帳、供應商準入、供應商分配、供應商績(jì)效評估、供應商整改、供應商退出等過(guò)程進(jìn)行管理。


采購管理子系統側重于對采購計劃下達、采購訂單生成、采購訂單執行、到貨接收、檢驗入庫、采購發(fā)票的收集到采購結算的采購活動(dòng)的全過(guò)程管理。


供應商門(mén)戶(hù)子系統給企業(yè)和供應商雙方提供了一個(gè)交流、互動(dòng)的平臺。從雙方關(guān)系的維護,到采購活動(dòng)中的信息互動(dòng),都可以在這個(gè)平臺上進(jìn)行。



03 集成規劃


正泰電氣SRM系統主要跟ERP系統集成,總體業(yè)務(wù)集成規劃如下。


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正泰電氣SRM系統集成規劃

04 應用成效


實(shí)現供應商管理協(xié)同,雙方關(guān)系更加緊密


在應用SRM系統之前,供應商資料的收集、完善以及如何使用不同的策略對供應商進(jìn)行分類(lèi)管理,是供應鏈部供方管理員最為頭疼的問(wèn)題,因為原系統支撐不足,無(wú)法實(shí)現很好的線(xiàn)上動(dòng)態(tài)管理,同時(shí)手工維護或做報表的方式,工作量較大,效率不高。


應用SRM系統之后,在供應商資料收集方面,供應商通過(guò)門(mén)戶(hù)網(wǎng)站進(jìn)行注冊,提交供方資料或發(fā)生變更后的資料。供方資料收集的工作交由供方自己完成,供方管理員只需對供方資料進(jìn)行審核,來(lái)確定是否允許供方加入,或確認供方的資料變更,這極大減輕了管理供應商臺帳的工作量,大大提升了供方管理員的工作效率。


在供方評估整改方面,供方管理員可以在系統對供應商發(fā)起初評、復評或績(jì)效評估,不同的評估類(lèi)型有不同的評估模板,評分表一鍵生成。供應商如果需要自評,也可以在線(xiàn)評分。最后統一由供方管理員進(jìn)行評估決策。在評估決策過(guò)程中,供應商的評分結果、送樣結果、現場(chǎng)考核記錄等,都將作為決策的依據,以確認供方評估是否合格,并對供應商進(jìn)行管理等級劃分,支持供應商的分類(lèi)管理。


針對評估不合格的供方,可以發(fā)起供方整改。供應商在門(mén)戶(hù)中接收整改通知單,并填寫(xiě)整改措施。企業(yè)里的整改評估專(zhuān)家在線(xiàn)評估供方整改措施,決定讓供方降級或退出。


整個(gè)過(guò)程中,企業(yè)及供方都可以及時(shí)互動(dòng),信息協(xié)同,企業(yè)可以?xún)?yōu)化自己的供應商隊伍,可以獲得價(jià)格更優(yōu)、質(zhì)量更佳、交期更快的產(chǎn)品和服務(wù)。



采購任務(wù)實(shí)時(shí)跟蹤,采購更加透明


采購員每天都收到許多的采購申請,這些采購任務(wù)該由哪個(gè)采購員去執行?執行到什么進(jìn)度了?是不是可以滿(mǎn)足交期?哪些是更緊急的任務(wù)?有沒(méi)有現成的供應商、價(jià)格可以直接下單?這些問(wèn)題,通常是采購員需要快速理清和解決的。


SRM系統從ERP系統同步接收采購申請數據,每一條采購申請(即采購任務(wù))按照系統設定的邏輯,自動(dòng)分配給對應的采購員,采購員可以很直觀(guān)的看到并跟蹤“采購需求池”中各采購任務(wù)的執行狀態(tài)。采購工作因此變得清晰且便捷:采購員對自己的采購任務(wù)進(jìn)行框架合同匹配:如果匹配到框架協(xié)議價(jià)格,直接按合同價(jià)格執行生成采購訂單;如果未匹配到,則通過(guò)詢(xún)價(jià)或招標方式進(jìn)行采購尋源,來(lái)進(jìn)行定點(diǎn)和定價(jià)。



采購尋源在線(xiàn)進(jìn)行,采購更加高效


在應用SRM系統之前,如果需要找供應商報價(jià),采購員需要先填一張詢(xún)價(jià)單,寫(xiě)明供應商、物料、數量、詳細技術(shù)要求等,再通過(guò)郵件發(fā)給供應商對應的銷(xiāo)售人員(中間免不了還要查下收件人郵箱地址、聯(lián)系電話(huà)、需要上傳哪些附件資料等),最后還要打電話(huà)通知下供方的相應人員,確保他可以及時(shí)報價(jià)。供應商報價(jià)時(shí),也是要經(jīng)過(guò)大概類(lèi)似的工作:找資料、填報價(jià)單、發(fā)郵件、打電話(huà)等等。整個(gè)過(guò)程還是比較繁瑣,且不能出現任何差錯。


在應用SRM系統之后,采購員線(xiàn)上發(fā)布采購方案進(jìn)行詢(xún)價(jià)或招標,供應商通過(guò)供應商門(mén)戶(hù)在線(xiàn)響應報價(jià)或投標。在詢(xún)價(jià)方面,系統支持多輪報價(jià)、在線(xiàn)競價(jià)等報價(jià)場(chǎng)景;在招投標方面,系統支持發(fā)標、應標、投標、開(kāi)標、評標、定標全過(guò)程管理。采購尋源在線(xiàn)執行,全程交互的方式,讓采購員的詢(xún)價(jià)及供應商的報價(jià)工作變得更加快捷,使采購手段更加豐富多樣,在買(mǎi)賣(mài)雙方進(jìn)行 “價(jià)格摸底”、商務(wù)談判方面起到非常積極的應用效果。



合同/訂單全過(guò)程在線(xiàn)管理,采購更加規范


采購合同及采購訂單是采購活動(dòng)過(guò)程中,真正意義上核心的業(yè)務(wù)環(huán)節,它是采購執行結果的直觀(guān)體現。采購員需要依據公司制度進(jìn)行規范化、標準化的管理。


在采購合同管理方面,系統支持合同的創(chuàng )建、提交、審核、生效、取消、變更、附件歸檔等活動(dòng)的管理。生效的合同可以被參照生成采購訂單。在采購訂單管理方面,系統支持采購訂單創(chuàng )建、提交、審核、生效、取消、變更、附件歸檔等活動(dòng)的管理。


供應商可以在門(mén)戶(hù)對采購合同、采購訂單進(jìn)行確認,并報告訂單的執行狀態(tài)。供應商也可以在供應商門(mén)戶(hù)創(chuàng )建、打印送貨單(ASN)。采購訂單的到貨、檢驗、入庫等活動(dòng)在ERP進(jìn)行,通過(guò)接口回寫(xiě)到采購訂單,供應商可以實(shí)時(shí)查看采購訂單送貨后在企業(yè)的執行情況。


在訂單的付款結算方面,系統支持創(chuàng )建采購訂單的付款計劃、付款申請、發(fā)票,并同步到ERP系統。付款操作在ERP執行,通過(guò)接口回寫(xiě)到SRM系統的采購訂單、合同上。供應商可以實(shí)時(shí)查看訂單的付款執行情況。


通過(guò)采購合同、采購訂單全過(guò)程的在線(xiàn)管理,買(mǎi)賣(mài)雙方可以及時(shí)、實(shí)時(shí)掌握合同、訂單的執行情況,在加強雙方信任關(guān)系、促進(jìn)合作交流、提升工作效率方面起到很大的作用。



支持集采和分采,實(shí)現多種采購模式并存


集中采購是指企業(yè)采購部門(mén)對企業(yè)所需資源統一選擇供應商、統一談判、統一簽約、統一支付的采購方式,又稱(chēng)統一采購。集中采購有如下優(yōu)點(diǎn)。


 1.企業(yè)集中各部門(mén)或分公司的需求,有利于提升企業(yè)采購談判地位和議價(jià)能力


 2.有利于獲得采購規模效益,獲得供應商的折扣,降低采購成本


 3.有利于同供應商建立長(cháng)期合作伙伴關(guān)系,可以充分利用供應商技術(shù)、服務(wù)等資源


 4.集中采購規模大、金額高,一般采取公開(kāi)招標、集體決策的方式,有利于防止采購舞弊行為,有效防范采購風(fēng)險


 5.有利于采購決策中專(zhuān)業(yè)化分工和專(zhuān)業(yè)技能的提升,同時(shí)也有利于提高采購專(zhuān)業(yè)化水平


 6.利用同供應商簽訂合作框架協(xié)議方式,實(shí)行采購商流與物流操作分離的采購方式,有利于簡(jiǎn)化采購作業(yè)程序,提高采購與物流管理效率


集中采購的缺點(diǎn)在于采購決策周期長(cháng)、靈活性差。


對于分公司分散的集團公司來(lái)說(shuō),專(zhuān)用物料、零星需求的物料集中采購的采購成本高,這些物資適合分散采購的采購模式,即各分公司根據需求自行與供應商談判議價(jià),下單采購。


系統支持各類(lèi)集采方式,包括集采集供(集中采購,集中收貨,跨工廠(chǎng)調撥,也稱(chēng)物流中心式采購)、集采分供(集中采購、需求工廠(chǎng)分散收貨,也稱(chēng)統談統簽直送式)、集中合同分散采購(統簽框架合同,需求工廠(chǎng)分散下單,也稱(chēng)統談分簽式采購)等,可根據采購物資的特性,采用不同的采購策略。



自動(dòng)獲取市場(chǎng)銅價(jià),實(shí)現料工費自動(dòng)計算


正泰電氣每年需要購買(mǎi)大量的銅箔,而銅箔的規格多達上百種。負責采購的供應鏈管理部通過(guò)招投標方式與供應商簽訂銅箔加工費用的框架協(xié)議(不同規格的銅箔加工費用不同),各分公司購買(mǎi)銅箔時(shí),根據已經(jīng)簽訂好的框架協(xié)議價(jià)格下采購訂單。不過(guò)比較特殊的地方是,這個(gè)協(xié)議簽訂的價(jià)格只是加工的費用,銅箔的原材料——銅的價(jià)格會(huì )根據當日的市場(chǎng)銅價(jià)(如上海有色網(wǎng)的當日電解銅平均價(jià))實(shí)時(shí)變化,而且還要算上原材料損耗的價(jià)格。


在沒(méi)上系統之前,采購員需要手動(dòng)核算這個(gè)價(jià)格,耗時(shí)費力;在引入系統之后,銅箔的價(jià)格可以實(shí)現自動(dòng)計算,極大提高了采購員的工作效率。


項目?jì)r(jià)值分析

從業(yè)務(wù)整合及管理變革來(lái)看,該項目的意義在于為買(mǎi)賣(mài)雙方提供了一個(gè)交流、互動(dòng)的平臺,將正泰電氣和它的上游供應商緊密的連接在一起。雙方可以在這個(gè)平臺上實(shí)現采購活動(dòng)全過(guò)程的業(yè)務(wù)協(xié)同,包括供應商管理協(xié)同(含供應商臺帳、供應商評估管理、供應商整改管理、供應商分類(lèi)管理)、尋源協(xié)同(含詢(xún)報價(jià)、招投標等)、采購合同協(xié)同、采購訂單協(xié)同、付款協(xié)同、價(jià)格協(xié)同(形成有效價(jià)格庫)等。


通過(guò)實(shí)時(shí)、有效的信息傳遞,企業(yè)與供應商之間的業(yè)務(wù)變得越來(lái)越透明,信任感不斷增強,關(guān)系也變得越來(lái)越緊密。與供應商建立長(cháng)久穩定,合作共贏(yíng)的關(guān)系,有助于實(shí)現供應鏈資源的無(wú)縫銜接,有助于提升供應商的管控水平,滿(mǎn)足及時(shí)采購和準時(shí)采購要求,縮短產(chǎn)品原材料準備時(shí)間,有效降低庫存成本,并提升企業(yè)的行業(yè)核心競爭。


SRM項目的成功實(shí)施,提高公司快速響應客戶(hù)個(gè)性化需求的能力,有效的完成了產(chǎn)業(yè)鏈上游的協(xié)同與創(chuàng )新,體現了正泰電氣 “一切以客戶(hù)為中心”的公司理念,亦是正泰電氣長(cháng)期以來(lái)堅持“科技創(chuàng )新”的開(kāi)花結果。


正泰電氣SRM系統以上海地區為試點(diǎn)上線(xiàn)成功后,形成了很好的示范效應,已經(jīng)陸續在溫州、咸陽(yáng)等地區的分公司展開(kāi)應用,應用效果顯著(zhù)。